Vấn đề: Số lượng sp thực tế sản xuất, số lượng KCS kiểm đạt, số lượng ghi trên phiếu giao hàng, số lượng thực tế giao và khách hàng nhận đã bị sai nhiều lần.
Chúng ta bỏ nhiều công sức thời gian kiểm chất lượng và để số lượng kém và đối với khách hàng và các đối tượng khi con số giao hàng đã sai thì không có cơ hội để sửa đổi ấn tượng về chất lượng.
Giải quyết:
Chúng ta theo qui trình làm việc về số lượng như sau:
1. KCS báo số lượng giao hàng cho bộ phận kế toán.
2. Kế toán kiểm tra:
a. số lượng đầu vào – dựa trên phiếu đặt hàng.
b. số lượng sản xuất – dựa trên PTT
c. số lượng KCS kiểm đạt / kô đạt
d. số lượng KCS báo giao hàng.
Khi a,b,c,d không đúng thì ngưng ghi PGH, tìm hiểu sự khác biệt và phản hồi vấn đề lên PTT.
Khi a,b,c,d đúng thì ghi phản hồi số lượng đúng vào PTT và PGH.
Trách nhiệm:
1. Dặt hàng ghi đúng sl
2. Sản xuất ghi đúng sl sản xuất
3. KCS ghi đúng sl kiểm đạt / kô đạt
4. Kế toán kiểm tra sl của qui trình và ghi PGH đúng với thực tế.
C. Duc
Bộ phận kế toán sẽ gặp các khó khăn khi thực hiện việc kiểm tra số lượng theo quy trình trên. Các lý do là:
1. Mục 2b: trên PTT có 2 phần để xem số lượng sản xuất:
* Phần của kế hoạch ghi số lượng cần sản xuất.
* Phần của từng nhân viên đứng máy in và bế ghi thực tế số lượng đã sản xuất.
Như vậy kế toán sẽ căn cứ vào cái nào? Nếu căn cứ theo số lượng thực tế đã sản xuất của nhân viên đứng máy thì sẽ gặp trường hợp nhân viên đó chưa ghi báo cáo, mà hàng đã cần giao.
2. Mục 2c: thực tế hàng vừa kiểm xong là đi giao liền, có khi văn phòng còn phải đóng gói phụ KCS để kịp đi giao hàng. Thực tế cho thấy KCS không kịp thời gian ghi trên mạng phần kiểm đạt/không đạt ngay sau khi kiểm hàng.
3. Trên thực tế, có nhiều trường hợp ngày yêu cầu giao hàng thường là ngày hàng mới ra để KCS kiểm, buộc bộ phận giao hàng phải chạy để kịp giao trong ngày theo yêu cầu tiếp thị. Như vậy kế toán sẽ không có thời gian để đọc PTT và kiểm tra số lượng theo quy trình trên.